Делегирование задач: когда и зачем нанимать помощников

Самый сложный вопрос для тех, кто планирует внедрять делегирование задач в свой проект – “Кому делегировать”. Но по факту на первом месте стоит вопрос “Когда делегировать”, потому что задумываться о делегировании начинаешь тогда, когда работаешь по 15 часов в сутки, делаешь в одиночку множество задач и попросту уже не хватает времени на их качественное и своевременное выполнение.

На самом деле, правильнее задуматься о привлечении сотрудников заранее. Каким бы супер профессионалом вы не были, вы не можете выполнять все задачи на 100% качественно и в быстром темпе, когда проект набирает обороты и объемы/количество задач возрастает в разы.

С чего начинается делегирование задач и как подготовиться к увеличению команды

До того, как приступить к подбору сотрудников и непосредственному делегированию обязанностей, вам нужно проанализировать задачи, которые:

отнимают больше всего времени
приносят меньше всего денег
доставляют меньше всего удовольствия

После того, как вы проведете такой анализ, вы поймете что именно нужно делегировать. Чаще всего это рутинные задачи, и вам будет проще переложить их на другого человека – своего помощника.

Так, к примеру, когда я работала специалистом по контекстной рекламе, то в первую очередь делегировала сбор семантического ядра, его чистку и написание объявлений в Excel. Потому что это рутинная работа и стоит она недорого, ее вполне реально делегировать, освободив себе время для выполнения других, более дорогостоящих и сложных задач.

Второй сложный момент – “Кому делегировать?”

С ним я столкнулась, когда делала первые попытки делегирования. Поделюсь с вами своим опытом и выводами по подбору сотрудников в команду.

Нулевой вариант

Я поступала следующим образом – обращалась к своему знакомому человеку и предлагала ему обучение + дальнейшее сотрудничество. Казалось бы, чем не вариант, взаимовыгодный для обеих сторон. НО!

Мы начинали учиться, я тратила на обучение человека свое время, но его энтузиазм быстро угасал. Первоначальный восторг от перспектив и незнание того, чем предстоит заниматься сменялись пониманием, что надо работать и очень плотно учиться. Когда доходило до конкретных дел и заданий (еще во время обучения!) человек просто отказывался двигаться дальше, я получала в ответ на свои усилия шаблонные ответы “мне некогда”, “не мое” и т.п.

Вариант № 1- Делегирование задач человеку, которого обучил сам

Попыток собрать команду и делегировать задачи я не оставляла. Поэтому пошла по другому пути – подбор людей для делегирования через массовое обучение. Я провела курс по контекстной рекламе и выбрала среди 50 студентов группы себе помощника. Я видела как этот человек занимается на курсе, как выполняет задачи, как относится к делу и какими качествами обладает. И нашла в конечном итоге того, кто мне был нужен для совместной работы.

Вариант № 2 – Делегирование задач уже подготовленному специалисту

Вы может делегировать часть своих обязанностей человеку, который уже готовый специалист, и вы его знаете: где-то пересекались, общались. Вы присматривались на протяжении определенного времени к его деятельности и уверены, что он действительно может выполнять определенный вид работ. Вы общаетесь, вас устраивают его личные качества и профессиональные. Тогда этому человеку можно делегировать. Но!

Вы должны четко, подробно и конкретно прописать его обязанности, обсудить условия сотрудничества и порядок совместной работы. И оговорите сразу его возможности работать с другими людьми. Все организационные моменты пропишите и согласуйте на начальном этапе, чтобы потом у вас не было хаоса.

Есть еще один очень важный нюанс – у специалиста, которому вы хотите делегировать задачи, могут быть и другие проекты. Этот момент нужно учитывать, т.к. вы не работает вместе в офисе и не можете контролировать как ведутся работы по вашему проекту. Если у специалиста много сторонних проектов, на ваш может попросту не хватить времени.

Поэтому нужно и важно оговорить сколько времени специалист будет уделять работе в вашем проекте. В идеале, на первом месте у специалиста должен быть постоянный заказчик, а уже сторонние дополнительные заказы – в свободное от основного проекта время. Вам (как нанимателю) будет намного проще, если ваш проект у него будет в приоритете.

Если для вас сейчас в приоритете делегирование ветви контента, но вы не представляете как это сделать правильно, подробные рекомендации читайте в статье эксперта по контент-маркетингу Валерии Ефановой “Контент-маркетинг для бизнеса. Как начинающему предпринимателю выбрать контент-маркетолога и выстроить с ним эффективное взаимодействие”

Делегирование задач не панацея!

Выбрав для себя направление делегирования задач, вы должны быть готовы к тому, что какое-то время (неделя/месяц/несколько месяцев) будет нестабильность и процесс притирки. Вам нужно участвовать в выполнении задач, присматриваться к работе сотрудников, оценивать их командные навыки и личностные качества, а еще отвечать на вопросы.

Сразу все задачи передать не получится, придется потратить время на ввод нового члена команды в курс дел и задач проекта, познакомить с остальными участниками и помочь человеку быстрее освоиться.

Не пытайтесь тотально контролировать каждое действие сотрудников, которые уже “в теме”, иначе это уже не делегирование – вы всё также постоянно в проекте.

Время, которое у вас будет свободным после того, как делегируете часть задач, вы можете использовать на планирование и проведение мероприятий, нацеленных на продвижение вашего проекта и развитие вас, как бренда. Или больше отдыхать;)

В следующей статье я расскажу как именно выбрать сотрудников и организовать совместную работу. Продолжение темы делегирования уже скоро!

Надежда Раюшкина

About the Author
Latest Posts

About Надія Раюшкіна

Закохую в маркетинг. Експертка з просування онлайн-проєктів та фахівців. Оптимізую і автоматизую все що можна. Спрощую все, що не має значення і не впливає на результат. Тільки те що дійсно важливо.

Делегирование задач в работе частных специалистов и предпринимателей: когда и зачем нанимать помощников